达人之路《Excel 管理信息处理与实践教程第二版——全面兼容2016》_1.3 数据输入

【摘要】 本书摘自《Excel 管理信息处理与实践教程第二版——全面兼容2016》一书中第1章，第3节，刘启刚著。

1.3 数据输入

数据的输入是创建工作表的重要环节，本节将从三个方面对数据的输入进行介绍。首先 是数据的基本输入方法，包括文本、数字等类型的输入，接着介绍一些常用的快速进行数据输 入的技巧，最后介绍如何设置数据有效性机制，确保输入数据的有效性。

1.3.1 基本数据输入

针对不同类型的数据，在进行输入时要采取不同的方法和技巧。在工作表中， 一般可以存 储文本、数字和日期，以及用于计算数据的公式和函数等内容。本节主要介绍文本、数字和日 期的输入，公式和函数的输入可参见本书第2章和第3章的内容。

1.文本输入

输入文本即在单元格中输入以字母、汉字或其他字符开头的数据，在单元格中输入文本和 输入数值一样简单：激活单元格，输入文本，然后按 Enter 键或方向键。

一个单元格最多能够容纳32000个字符。当输入的文本长度长于当前的列宽，并且相邻 的单元格不为空时，可在单元格设置文本自动换行，使其可占用更多的行数。文本自动换行设 置方法为：选择“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“自动换行”按钮。注意，可以为单元格或者区域设置，或取消“自动换行”。

默认状态下，单元格中数值类型的数据都是靠右对齐的，而文本靠左对齐。当数字用来表 示诸如学号、编号、电话号码等内容时，虽然输入的是数字，但由于并不进行计算，应该将其定 义为文本类型。

一般，在输入数字型的字符串时，需要在输入数据的前面加右单引号“’”,该单元格左上方 多一个绿色三角形的标记。这是一个智能出错提示图标，如果确定这些数据表达是文本信息， 则单击图标，在菜单中选择“忽略错误”,那么这个图标将不再出现。另一种 输入数字型文本的方法是直接改变文本框类型，选中要输入数字文本的单元格或区域，右单击 选择“单元格格式”命令，弹出“自定义序列”对话框，在“数字”分类列表中选择“文本”,则该单 元格为文本单元格，数字将作为文本处理，单元格显示的内容与输入的内容完全一致，即使当 列宽较小时，数值型字符串也不会以科学计数法格式显示。关于科学计数法数据表示请参见 本小节中关于数值输入(5)的例子。

2.数值输入

在工作表中，数字型数据是数据处理的根本，也是最为常见数据类型。用户可以利用键盘 上的数字键和一些特殊符号，在单元格输入相应的数字内容。除了简单的正数和小数输入外， 数值型数据的输入还包括以下几种特殊的类型：

(1)负数的输入。除可以直接输入负号和数字外，还可以通过数字外加圆括号“()”来 完成负数的输入。如“一50”可输入“(50)”。

(2)分数的输入。用户会发现，如果在单元格内直接输入分数，例如“2/9”,单元格会默认 其为日期2月9日。因此，如要输入分数“2/9”,必须先输入“0”以及一个空格，然后输入分数 “2/9”,即“0_2/9”。如果省去“0”,则会变为日期“2月9日”。

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