财务办公人员需晓得的Word操作技能-英雄云拓展知识分享

　　一、应用”编辑–选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料

　　我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采取”粘贴”，常常会将原本的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中”粘贴”，则会将表格格式复制过来，而不是纯文本情势;在阅读网页时选好区域复制后，在Word中采取”粘贴”，则会将网页情势复制下来，使你没法进行文字编辑。如果你采取”编辑”–”选择性粘贴”–”无格式文本”，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主编辑了。

　　2、不切换输方式,快捷输入数字中的小数点

　　审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是用安装office时携带的5笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调剂而烦恼(使用陈桥5笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改成小数点)。不过利用Word工具中的”自动更正”可解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开”工具”–”自动更正”–”自动更正”，在”替换”"替换为”中分别填上”。。”、”.”(小数点)，点击”肯定”，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个”。”，再输入数据，看看”.”是否是变成了小数点”.”。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个”。”，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调剂要方便多了。按此办法进行后，你在Excel中用一样的输入方法，就能够快捷输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将”1、”改”⒈”，年份中”零”的更正、如将”200″改成”2○○”;公文年份中”括号”的更正、如将”(“”[“改成”〔”。

　　3、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

　　我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等屡次修改，Word中虽然为”修订”提供了一些功能，却不能保存每次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是甚么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中”版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保存所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下”文件”–”版本”–”现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间和其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开”文件”–”版本”–”现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间和其他需要说明的事项，然落后行文件处理，最后保存文件，至此一个完全全面反应一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。

　　4、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等3号字体显示模糊的办法

　　至今为止审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为WINDOWS XP/2000，在此环境下，打开Word使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312 3号字时，电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像，很使人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有的或想调剂也不知道从何入手，以致输入时间一长会头昏眼花。其实解决办法很简单，不论是在WINDOWS XP还是在WINDOWS2000中，你打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择”属性”–”外观”–”效果”–将”平滑字体边源”前的勾去掉，再点击”利用”–”肯定”，问题就解决了，再看看效果是否是不一样?

　　5、妙用”Ctrl+Z”，取消自动项目编号

　　在没有改变Word缺省设置的情形下，输入：”一、基本情况”后再换行时，系统会自动将其行动变成项目自动编号情势，并在下一行添加了”2、”字样。这时候如果按BackSpace键，可以删除第2行中的项目编号，其实不能消除第一行中的项目编号情势，也就是说第一行中的”一、”已变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字后，Word的”自动项目编号”就会直接作用着文档的排版效果。如何去除?用”Ctrl+Z”便可发挥作用了。我们在输入”一、基本情况”敲回车后，顺手按一下”Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行还是原来的模样，一点也没变。其缘由是Word系统中有”自动更正”的功能，可以依照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入”1、计算机的实际利用”并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，2是自动将这两行变成自动编号的情势。”Ctrl+Z”的作用是撤销上一个操作，恢复到之前的某一步。我们按了一下”Ctrl+Z”，恰好取消了第2个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的”自动更正” (即”自动更正”为自动编号情势)，你可以按你的需要编制段落标题号了。

　　6、用”表格–标题行重复”功能，实现在每页上都能打印行标题、且做到自动满页显示

　　在Word中文字编排时难以实现每页上都重复打印一个行标题，如果采取表格功能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如果你用一下Word中的”表格–标题行重复”，就能够实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用”粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部份，点击”表格”–”重复标题行”就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第2页，是否是自动满页显示?此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。

　　7、巧用”替换”功能，删除Word文档过剩的空行

　　有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本情势的法规文件)，一行一行的删除费时费力，这时候我们可用”替换”功能来轻松解决(在WPS中删除空是很方便的)，方法以下。

　　打开”编辑–替换”，把光标定位在”查找内容”输入框中，单击”高级”按钮，选择”特殊字符”中的”段落标记(P)”两次，在输入框中会显示”^P^P”，然后在”替换为”输入框中用上面的方法插入一个”段落标记(P)”(一个”^P”)，再按下”全部替换”按钮。这样过剩的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就能够了，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的”^P”加个空格，再加上”^P”，替换为”^P”，那末从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了。

　　此时如果上面的方法去不了空行，那你需要仔细看一下换行段落标记，是自动换行(页面行末显示的符号是”?”)，还是手动换行(页面行末显示的符号是”↓”)，前面去空行的是自动换行符。对文件中手动换行符(“Shift+回车”)构成的空行，在替换时需要选择”特殊字符”中的”人工换行(L)”两次，即用”^l^l”替换成”^l”，空行即可去除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。

　　8、利用”插入-对齐方式-页码-内侧”功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印

　　在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右边，先打这几页，然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左边，再进行打印，这样打印后页码就自然对映，如果弄错了，那就要浪费纸张了。不过你采取”插入-对齐方式-页码-内侧”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页，然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页，这样处理后页码自然对齐了。

　　9、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题

　　在你正常输入文本时首先肯定首行缩进两个字符，你在”段落–缩进与间距–特殊格式”中肯定需要首行缩进两个字符，”段落–缩进与间距–度量值”有时会显示厘米，这样就没法精确计算两个字是多少。如何处理?先选择区域，再选择一下字体”宋体”，再选择”段落”–缩进与间距–特殊格式–首行缩进”，再选择”度量值”便会出现缩进两个字符了，点击一下，以后你就不用再斟酌应缩进多少厘米了。

　　10、利用Photo Editor，结合Word，你便能很方便处理数码Office”下拉菜单当选择”从本机运行全部程序”–”开始更新”，这以后你机器上就安装了Microsoft Photo Editor;第2步打开全部 选择英雄云的云表单=选择更智能的办公工具

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在现代企业管理中，数据的高效管理和处理至关重要。随着信息技术的不断发展，英雄云的云表单已经成为了提高数据录入、管理和分析效率的不可或缺的工具。让我们来深入探讨英雄云-云表单的几大优势。

基础字段：多样性满足业务需求

英雄云的云表单中包括了各种基础字段，如单行文本、多行文本、数字输入框、单选框、复选框、下拉框、下拉复选框、日期时间、分割线等。这些字段的多样性使用户可以根据具体的业务需求，轻松进行文本、数据和时间信息的录入或修改。例如，您可以使用单行文本字段录入员工姓名、产品型号等，或者使用下拉框进行多选，根据不同情况选择更加方便的字段类型。

高级字段：提升工作效率

英雄云的云表单还提供了高级字段，如地址、style="color: green;">附件、手写签名、手机、子表、关联数据、关联查询以及流水号。这些高级字段在基础字段的基础上升级，可帮助用户完成一些琐碎的工作。例如，使用地址字段可以避免逐字打字，而流水号字段可以自动生成规律性的编号，非常适用于合同编号生成等场景。

部门成员字段：精确管理与通讯录的关联

英雄云的部门成员字段允许企业对各个部门的成员进行精确管理。用户可以通过部门成员字段获取通讯录中的部门成员信息，应用于记录报销人、报销部门等场景。这些成员字段还细分为成员单选和成员多选，可根据具体需求在通讯录中选择一个或多个成员。

聚合表：数据处理更智能

英雄云的聚合表功能用于对已存在的表单数据进行聚合计算，从而得到一张聚合表，后续其他表单可调用聚合表进行数据联动、关联查询和关联数据等操作完成数据处理。这一功能可应用于多种场景，如进销存管理、财务管理和门店零售管理等，帮助企业完成数据处理，提高工作效率。

表单权限设置：灵活管理数据访问

英雄云的表单权限设置允许用户根据企业的具体需求管理表单的访问和操作权限。用户可以根据系统权限或自定义权限对不同成员或团队进行权限设置，以确保数据的安全和合规性。这一功能使企业能够根据变化的业务需求和团队结构，实时调整权限设置。

自定义打印模板：文档输出更便捷

英雄云的云表单支持自定义打印模板，可将表单数据转换为可打印的Word文档。用户可以根据自己的需求进行排版和编辑，将产品规格说明书等文档轻松生成。这一功能提供了一种标准化的文档输出方式，简化了信息整理的过程。

综合来看，选择英雄云的云表单意味着选择更智能、更灵活、更高效的数据管理工具。无论是提高工作效率，精确管理数据，还是实现数据处理，英雄云的云表单都能满足您的多样化需求，助力您的业务发展。

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