Excel下拉列表：创建，编辑，删除和更多高级操作-英雄云拓展知识分享

Excel下拉列表：创建，编辑，删除和更多高级操作

下拉列表类似于列錶框，允许用户从选择列表当选择一个值。 本教程将演示下拉列表的基本操作：在excel中创建，编辑和删除下拉列表。 除此以外，本教程还为下拉列表提供了高级操作，以增强其功能以解决更多Excel问题。

创建简单的下拉列表

要使用下拉列表，您需要首先学习如何创建它。 本节提供6种方法来帮助您在Excel中创建下拉列表。

从一系列单元格创建下拉列表

在此演示从Excel中的单元格区域创建下拉列表的步骤。 请做以下

1.选择一个单元格范围以查找下拉列表。

保养诀窍：您可以经过按住，同时为多个不连续的单元格创建下拉列表 按Ctrl 键，同时逐一选择单元格。

2。 点击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

3。 在里面 数据验证 对话框中的 设定 标签，请进行以下配置。

笔记:

现在，创建下拉列表。 单击下拉列表单元格时，将在其旁边显示一个箭头，单击箭头以展开列表，然后可以从当选择一个项目。

从表创建动态下拉列表

您可以将数据范围转换为Excel表，然后针对表范围创建动态下拉列表。

1.选择原始数据范围，然后按 按Ctrl + T 键。

2。 点击 OK 在弹出 创建表格 对话框。 然后将数据范围转换为表格。

3.选择一个单元格区域以放入下拉列表，然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

4。 在里面 数据验证 对话框，您需要：

然后创建动态下拉列表。 在表范围内添加或删除数据时，下拉列表中的值将自动更新。

使用公式创建动态下拉列表

除从表范围创建动态下拉列表以外，您还可使用公式在Excel中创建动态下拉列表。

1.选择要在其中输出下拉列表的单元格。

2。 点击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

3。 在里面 数据验证 对话框，请进行以下配置。

然后创建动态下拉列表。 在特定范围内添加或删除数据时，下拉列表中的值将自动更新。

从命名范围创建下拉列表

您还可以从Excel中的命名范围创建下拉列表。

1.首先，创建一个命名范围。 选择您要基于其创建命名范围的单元格范围，然后在范围名称中键入 姓名 框，然后按 Enter 键。

2。 点击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

3。 在里面 数据验证 对话框，请进行以下配置。

现在，将使用来自命名范围的数据创建下拉列表。

从另外一个工作簿创建下拉列表

假定有一本名为“源数据”，并且您要针对此“中的数据”在另外一个工作簿中创建下拉列表源数据”工作簿，请履行以下操作。

1.打开“ SourceData”工作簿。 在此工作簿中，选择要创建的数据下拉列表，在其中输入范围名称 姓名 框，然后按 Enter 键。

在这里，我将范围命名为City。

2.打开要插入的工作表下拉列表。 请点击 公式 > 定义内涵名称.

3。 在里面 新名字 在对话框中，您需要针对在工作簿“ SourceData”中创建的范围名称创建一个命名范围，请进行以下配置。

笔记:

4.打开您将插入下拉列表的工作簿，选择下拉列表的单元格，然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

5。 在里面 数据验证 对话框，请进行以下配置。

现在，下拉列表已插入到选定范围内。 下拉值来自另外一个工作簿。

使用出色的工具轻鬆创建下拉列表

在这里强烈推荐 创建简单的下拉列表 的功效 Excel的tools。 使用此功能，您可以轻鬆地创建具有特订单元格值的下拉列表，也能够使用在Excel中预设的自定义内涵列表来创建下拉列表。

1.选择要插入的单元格下拉列表，然后单击 库工具 > 下拉列表 > 创建简单的下拉列表.

2。 在里面 创建简单的下拉列表 对话框，请进行以下配置。

备注：如果要基于在Excel中预设的自定义内涵列表创建下拉列表，请选择 自定义内涵列表 在选项 资源 部份中，在 自定义内涵列表 框，然后单击 OK 按钮。

现在，下拉列表已插入到选定范围内。

编辑下拉列表

如果要编辑下拉列表，此部份中的方法可能会对您有所帮助。

针对单元格范围编辑下拉列表

要针对单元格范围编辑下拉列表，请履行以下操作。

1.选择要编辑的包括下拉列表的单元格，然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

2。 在里面 数据验证 对话框中，更改单元格援用 资源 框，然后单击 OK 按钮。

针对命名范围编辑下拉列表

假定您添加或删除命名范围内的值，并且基于该命名范围创建下拉列表。 要在下拉列表中显示更新的值，请履行以下操作。

1。 点击 公式 > 名称管理员.

保养诀窍：您可以打开 名称管理员 按下 按Ctrl + F3 键。

2。 在里面 名称管理员 窗口，您需要配置以下：

3.然后 Microsoft Excel中 弹出对话框，单击 是 按钮保存更改。

然后基于此命名范围的下拉列表将更新。

删除下拉列表

本节讨论在Excel中删除下拉列表。

使用Excel内置功能删除下拉列表

Excel提供了一个内置功能，可帮助从工作表中删除下拉列表。 请履行以下操作。

1.选择包括要删除的下拉列表的单元格区域。

2。 点击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

3。 在里面 数据验证 对话框中，单击 全部清除 按钮，然后单击 OK 保存更改。

现在，下拉列表将从选定范围中删除。

使用出色的工具轻鬆删除下拉列表

Excel的tools 提供了一个方便的工具- 清除数据验证限制s 以帮助轻鬆地一次从一个或多个选定范围中删除下拉列表。 请履行以下操作。

1.选择包括要删除的下拉列表的单元格区域。

2。 点击 库工具 > 避免打字 > 清除数据验证限制。 看截图：

3.然后 Excel的tools 弹出对话框询问您是不是清除下拉列表，请单击 OK 按钮。

然后，将立即删除此选定范围内的下拉列表。

添加色彩到下拉列表

通常，在某些情况下，您可能需要创建一个以色彩编码的下拉列表，以便一眼就可以辨别出下拉列表单元格中的数据。 本节提供了两类方法来帮助您详细解决问题。

使用条件格式将色彩添加到下拉列表

您可以为包括下拉列表的单元格创建条件规则，以使其具有色彩编码。 请履行以下操作。

1.选择包括要对其进行色彩编码的下拉列表的单元格。

2。 点击 首页 > 条件格式 > 管理规则.

3。 在里面 条件格式规则管理器 对话框中，单击 新规则 按钮。

4。 在里面 新格式规则 对话框，请进行以下配置。

5.返回到 条件格式规则管理器 对话框，重复上述步骤3和4，为其他下拉菜单项指定色彩。 指定完色彩后，点击 OK 保存更改。

从现在开始，当从下拉列表当选择项目时，单元格将针对所选文本以指定的背风景突出显示。

使用出色的工具轻鬆添加色彩到下拉列表

这里介绍 彩色下拉列表 的特点 Excel的tools 帮助您轻鬆在Excel的下拉列表中添加色彩。

1.选择包括要添加色彩的下拉列表的单元格。

2。 点击 库工具 > 下拉列表 > 彩色下拉列表.

3。 在里面 彩色下拉列表 对话框，请履行以下操作。

保养诀窍：如果要针对下拉列表选择突出显示行，请选择 数据范围行 在选项 适用于 部份，然后选择要在 突出显示行 框。

现在，下拉列表以色彩编码，以下面的屏幕快照所示。

针对下拉列表选择突出显示单元格

针对下拉列表选择突出显示行

在Excel或Google表格中创建从属下拉列表

从属下拉列表有助于针对第一个下拉列表当选择的值来显示选择。 如果您需要在Excel工作表或Google工作表中创建一个从属（层叠）下拉列表，则本节中的方法可能会对您有所帮助。

在Excel工作表中创建一个依赖下拉列表

下面的演示在Excel工作表中显示从属下拉列表。

请点击 如何在Excel中创建从属级联下拉列表？ 以取得逐渐指南教程。

在Google工作表中创建一个依赖下拉列表

如果要在Google工作表中创建从属下拉列表，请参阅 如何在Google表格中创建从属下拉列表？

创建可搜索的下拉列表

对工作表中包括一长串项目的下拉列表，您很难从列表当选取某个项目。 如果您记得某个项目的首字母或几个连续字符，您可以在下拉列表中履行搜索功能以轻鬆过滤它。 本节将演示如何在 Excel 中创建可搜索的下拉列表。

假定您要基于Sheet1的A列中的位置创建下拉列表的源数据，以下图所示。 请履行以下操作以使用这些数据在Excel中创建可搜索的下拉列表。

1.首先，使用数组公式在源数据列表旁边创建一个帮助器列。

在这类情况下，我选择单元格B2，在其中输入以下公式，然后按 按Ctrl + 转移 + Enter 键以取得第一个结果。

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$50,SMALL(IFERROR(MATCH(IF(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$50)>0,$A$2:$A$50,""),$A$2:$A$50,0),""),ROW(A1))),"")

选择第一个结果单元格，然后拖动其 填充手柄 一直到列表末尾。

备注：在此数组公式中，$ A $ 2：$ A $ 50是您将基于其创建下拉列表的源数据范围。 请针对您的数据范围进行更改。

2。 点击 公式 > 定义内涵名称.

3。 在里面 编辑名称 对话框，请进行以下配置。

现在，您需要基于命名范围创建下拉列表。 在这类情况下，我将在Sheet2中创建可搜索的下拉列表。

4.打开Sheet2，为下拉列表选择单元格范围，然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

5。 在里面 数据验证 对话框，请履行以下操作。

6.右键单击工作表选项卡（Sheet2），然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

7.在开幕 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：在Excel中创建可搜索的下拉列表

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.Calculate
End Sub

8。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic利用程序 窗口。

现在创建了可搜索的下拉列表。 如果要提取一个项目，只需在下拉单元格中输入该项目的一个或几个连续字符，单击下拉箭头，然后基于输入内容的项目就会在下拉列表中列出。 看截图：

备注：此方法辨别大小写。

创建下拉列表，但显示不同的值

假定您已创建了一个下拉列表，从当选择项目时，您希望在单元格中显示其他内容。 以下面的演示所示，您已基于国家/地区名称列表创建了一个下拉列表，当从下拉列表当选择国家/地区名称时，您想在下拉单元格中显示所选国家/地区名称的缩写。 本节提供了VBA方法来帮助您解决问题。

1.在源数据的右边（“国家名称”列），创建一个新列，其中包括要在下拉单元格中显示的国家名称的缩写。

2.选择国家名称列表和缩写列表，然后在 姓名 框，然后按 Enter 键。

3.选择下拉列表的单元格（这里我选择D2：D8），然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

4。 在里面 数据验证 对话框，请进行以下配置。

5.创建下拉列表后，然后右键单击工作表选项卡，然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

6.在开幕 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：在下拉列表中显示不同的值

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby  20201027
selectedNa = Target.Value
If Target.Column = 4 Then
selectedNum = Application.VLookup(selectedNa, ActiveSheet.Range("dropdown"), 2, False)
If Not IsError(selectedNum) Then
Target.Value = selectedNum
End If
End If
End Sub

笔记:

7。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

从现在开始，当从下拉列表当选择某个国家名称时，所选国家名称的相应缩写将显示在单元格中。

创建带有复选框的下拉列表

许多Excel用户偏向于创建带有多个复选框的下拉列表，以便他们只需勾选复选框便可从列表当选择多个项目。

以下面的演示所示，当单击包括下拉列表的单元格时，将出现一个列錶框。 在列錶框中，每一个项目之前都有一个复选框。 您可以勾选复选框以在单元格中显示相应的项目。

如果要在Excel中创建带有复选框的下拉列表，请参阅 如何在Excel中创建具有多个复选框的下拉列表？.

将自动完成添加到下拉列表

如果您有一个包括大项目的数据验证下拉列表，则需要在列表中上下转动以找到适合的列表，或直接在列錶框中键入全部单词。 如果下拉列表在输入第一个字母时可以自动完成，那幺一切将变得更加容易。

有关使下拉列表在Excel工作表中自动完成的信息，请参见 在Excel下拉列表中键入时如何自动完成？.

针对下拉列表选择过滤数据

本节将演示如何利用公式来创建下拉列表过滤器，以便基于从下拉列表中的选择提取数据。

1.首先，您需要创建一个下拉列表，其中包括提取数据所基于的特定值。

保养诀窍：请依照上述步骤操作 在Excel中创建一个下拉列表.

创建具有唯一项列表的下拉列表

如果您的范围内有重复项，并且您不想创建重复项的下拉列表，则可以按以下方式创建唯一项列表。

1）复制您将基于创建的单元格下拉列表 按Ctrl + C 键，然后将它们粘贴到新的范围。

2）选择新范围内的单元格，单击 数据 > 删除重复项.

3）在 删除重复项 对话框中，单击 OK 按钮。

4）然后 Microsoft Excel中 弹出窗口告知您要删除多少重复项，请单击 OK.

现在您取得了项目的唯一列表，现在可以基于此唯一列表创建下拉列表。

2.然后，需要创建3个助手列，以下所示。

3.针对原始数据范围创建一个范围，以使用以下公式输出提取的数据。

笔记:

现在创建了一个下拉列表过滤器，您可以基于下拉列表选择轻鬆地从原始数据范围中提取数据。

从下拉列表当选择多个项目

默许情况下，该下拉列表允许用户每次在一个单元格中仅选择一项。 在下拉列表中重新选择项目时，先前选择的项目将被覆盖。 但是，如果要求您从下拉列表当选择多个项目并在下拉单元格中显示所有项目，以下面的演示所示，您该怎幺办？

要从Excel的下拉列表当选择多个项目，请参阅 如何在Excel中创建具有多个选择或值的下拉列表？。 本教程详细提供了两类方法来帮助您解决问题。

设置下拉列表的默许（预选）值

默许情况下，下拉列表单元格显示为空白，下拉箭头仅在您单击该单元格时出现。 如何一目了然地找出哪些单元格包括工作表中的下拉列表？

本节将演示如何在Excel中为下拉列表设置默许（预选）值。 请履行以下操作。

在利用以下两类方法之前，需要创建下拉列表并进行以下配置。

1.选择下拉列表的单元格，单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

保养诀窍：如果您已创建了下拉列表，请选择包括下拉列表的单元格，然后单击 数据 > 数据验证 > 数据验证.

2。 在里面 数据验证 对话框，请进行以下配置。

创建下拉列表后，请利用以下方法之一为其设置默许值。

使用公式设置下拉列表的默许值

您可以依照下面的步骤使用以下公式为您创建的下拉列表设置默许值。

1.选择下拉列表单元格，在其中输入以下公式，然后按 Enter 键显示默许值。 如果下拉列表单元格是连续的，则可以拖动 填充手柄 结果单元格以将该公式利用于其他单元格。

= IF（C2 =“”，“-从列表当选择项-”）

笔记:

使用VBA代码一次为工作表中的所有下拉列表设置默许值

假定有很多下拉列表位于工作表中的不同范围内，要为所有列表设置默许值，则需要重复利用公式。 那很费时间。 本节提供了有用的VBA代码，可用于您一次为工作表中的所有下拉列表设置默许值。

1.打开包括您要设置默许值的下拉列表的工作表，然后按 其他 + F11 键打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2。 在里面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，单击 插入 > 模块，然后将下面的VBA代码粘贴到“代码”窗口中。

VBA代码：一次为工作表中的所有下拉列表设置默许值

Sub SetDropDownListToDefaultValue()
'Updated by  20201026
Dim xWs As Worksheet
Dim xRg, xFRg As Range
Dim xET: xET = Null
Dim xStr As String
xStr = "- Choose from the list -"
Set xWs = Application.ActiveSheet
Set xRg = xWs.UsedRange.Cells
On Error Resume Next
For Each xFRg In xRg
xET = Null
xET = xFRg.Validation.Type
If Not IsNull(xET) Then
If xFRg.Validation.Type = 3 Then
xFRg.Value = "'" & xStr
End If
End If
Next
End Sub

笔记：在上面的代码中， - 从列表当选择 - 是要显示在下拉列表单元格中的默许值。 您也能够针对需要更改默许值。

3。 按 F5 键，然后弹出一个“宏”对话框，请确保 下拉列表到默许值 在当选择 宏名 框，然后单击 跑 按钮运行代码。

然后，将指定的默许值立即填充到下拉列表单元格中。

增加下拉列表字体大小

通常，下拉列表具有固定的字体大小，如果字体大小很小以致于没法读取，则可以尝试使用以下VBA方法进行放大。

1.打开包括要放大字体大小的下拉列表的工作表，右键单击工作表选项卡，然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

2。 在里面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：放大工作表中下拉列表的字体大小

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
'updateby  20201027
On Error GoTo LZoom
Dim xZoom As Long
xZoom = 100
If Target.Validation.Type = xlValidateList Then xZoom = 130
LZoom:
ActiveWindow.Zoom = xZoom
End Sub

备注： 这里 x变焦= 130 代码中的表示您将把当前工作表中所有下拉列表的字体扩大到130。您可以针对需要进行更改。

3。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

从现在开始，单击下拉单元格时，当前工作表的缩放级别将被放大，单击下拉箭头，您会看到所有下拉项的字体大小也被放大。

从下拉列表当选择项目后，您可以单击下拉单元格以外的任何单元格以返回到原始缩放级别。

选择英雄云的云表单=选择更智能的Excel

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在现代企业管理中，数据的高效管理和处理至关重要。随着信息技术的不断发展，英雄云的云表单已经成为了提高数据录入、管理和分析效率的不可或缺的工具。让我们来深入探讨英雄云-云表单的几大优势。

基础字段：多样性满足业务需求

英雄云的云表单中包括了各种基础字段，如单行文本、多行文本、数字输入框、单选框、复选框、下拉框、下拉复选框、日期时间、分割线等。这些字段的多样性使用户可以根据具体的业务需求，轻松进行文本、数据和时间信息的录入或修改。例如，您可以使用单行文本字段录入员工姓名、产品型号等，或者使用下拉框进行多选，根据不同情况选择更加方便的字段类型。

高级字段：提升工作效率

英雄云的云表单还提供了高级字段，如地址、图片、附件、手写签名、手机、子表、关联数据、关联查询以及流水号。这些高级字段在基础字段的基础上升级，可帮助用户完成一些琐碎的工作。例如，使用地址字段可以避免逐字打字，而流水号字段可以自动生成规律性的编号，非常适用于合同编号生成等场景。

部门成员字段：精确管理与通讯录的关联

英雄云的部门成员字段允许企业对各个部门的成员进行精确管理。用户可以通过部门成员字段获取通讯录中的部门成员信息，应用于记录报销人、报销部门等场景。这些成员字段还细分为成员单选和成员多选，可根据具体需求在通讯录中选择一个或多个成员。

聚合表：数据处理更智能

英雄云的聚合表功能用于对已存在的表单数据进行聚合计算，从而得到一张聚合表，后续其他表单可调用聚合表进行数据联动、关联查询和关联数据等操作完成数据处理。这一功能可应用于多种场景，如进销存管理、财务管理和门店零售管理等，帮助企业完成数据处理，提高工作效率。

表单权限设置：灵活管理数据访问

英雄云的表单权限设置允许用户根据企业的具体需求管理表单的访问和操作权限。用户可以根据系统权限或自定义权限对不同成员或团队进行权限设置，以确保数据的安全和合规性。这一功能使企业能够根据变化的业务需求和团队结构，实时调整权限设置。

自定义打印模板：文档输出更便捷

英雄云的云表单支持自定义打印模板，可将表单数据转换为可打印的Word文档。用户可以根据自己的需求进行排版和编辑，将产品规格说明书等文档轻松生成。这一功能提供了一种标准化的文档输出方式，简化了信息整理的过程。

综合来看，选择英雄云的云表单意味着选择更智能、更灵活、更高效的数据管理工具。无论是提高工作效率，精确管理数据，还是实现数据处理，英雄云的云表单都能满足您的多样化需求，助力您的业务发展。

如果您正在寻找一款强大的云表单工具，不妨考虑英雄云，它将为您带来更多的便捷和智能，助您事半功倍。

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