《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》_快速成为表格大师_3.1.2 限制输入数据的范围

【摘要】 本书摘自《Excel达人手册：从表格设计到数据可视化》一书中第3章，第1.2节，由福甜文化组编。

2. 限制输入数据的范围

限制输入数据的范围泛指限定输入数据的大小范围和时间范围，形成一个 封闭或半封闭区域。如0～100之间的整数，2019/10/1～2019/10/31、>3000等。 如下左图所示是限定输入数据的大小范围，如下中图所示是限定输入数据的时 间范围，如下右图所示为限定输入数据的小数范围。3. 限制输入数据的字符长度范围一些表格中需要添加详细的补充说明文字，

如报销表中“备注"说明列，考试报名表中的“家庭背景"列等。同时还需要限定输入数据的长度或限定输入字数。如右图所示是限定字符输入长度为50。

技术支招 多级下拉选项的核心技术点

设置2级、3级以及N 级下拉选项的关键点是定义名称和INDIRECT 函数， 掌握了2级和3级下拉选项的制作方法，就可以轻松制作出更多级的下拉选项。

3.1.2 限制重复数据

重复数据是表格的冗余数据，需要在汇总分析前手动将其删除，做清洗处理，无形中增加了工作量。同时，有一些特殊的数据具有唯一性， 一旦出现重 复数据，整张表格的数据都要重新检查。作为表格的制作者，最好在数据输入 前对特殊行、列数据进行重复性的限制。

例如，在“员工信息管理表”表中对 C2:C17 单元格区域中的身份证号进 行重复性的限制，操作步骤如下所述。

第1步：下载“第3章/素材/员工信息管理表.xlsx”文件，选择C2:C17 单 元格区域，单击“数据"选项卡中的“数据验证”按钮，打开“数据验证”对 话框，如下左图所示。

第2步：选择“允许"选项为“自定义”,在“公式”文本框中输入函数 “=COUNTIF ($C$3:$C$17,C3)=1”, 单击“确定”按钮，如下右图所示。

3.1.3 对不符合规定的数据警告

表格中哪些单元格设置了数据验证，需要什么数据，制表者心里很清楚，但使 用者未必知晓，甚至是弹出警告提示对话框后，仍不知道哪里出现了问题，应该修 改哪些数据。鉴于此，作为制表者需要考虑到这一点，为数据验证添加不符合规定 的错误信息提示，让使用者一看就懂。

操作方法为：打开“数据验证”对话框，切换到“出错警告”选项卡中， 设置清晰的错误信息提示，如下左图所示。当在限制重复列中输入重复数据后， Excel自动弹出带有错误信息提示的对话框，如下右图所示。

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