使用Excel 2007完成多人协同录入工作-英雄云拓展知识分享

为了提高速度，可能需要多人同时处理一张Excel表格。Excel2007为了满足这类需求，为我们提供了“同享工作簿”的功能。经过这个功能，我们可以经过网络将一个Excel文件同享的同时供多人同时编辑这个工作薄。而且在编辑的同时，Excel会自动保持信息不断更新。

在一个同享工作簿中，用户可以输入数据、插入行和列和更改公式等，乃至还可以挑选出自己关心的数据，保存自己的视窗。而且在多人同时编辑一个单元格时还可以进行冲突处理。下面我举个例子来讲明如何经过Excel2007来同享工作簿。

一、设置同享工作簿

首先让我们来启动Excel2007。启动后，在其中输入一个“产品销售”表，如图1所示。

图1 产品销售表

选择“审阅”菜单(在老版本的Excel中对应的是“工具”菜单)，然后点击菜单下方的“同享工作簿”按钮，弹出用于设置同享工作簿的对话框。运行结果如图2所示。

图2 同享工作簿对话框

在同享工作簿对话框中将“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框选中。然后可以更据自己的需要进行高级设置。高级设置的界面如图3所示。

图3 高级设置

从这个界面可以看出，Excel可以管理同享工作薄的历史记录，而且还可以自动更新其它用户的变化。在默许情况下，当前用户在保存文件时更新其它用户的修改，但是我们也能够设置在一定时间间隔内自动更新工作薄的变化。在第3部份“用户间的修订冲突”设置区内最后设置第一项“询问保存哪些修订信息”，否则可能产生不肯定的结果。在设置完后，点击“肯定”按钮后，如果当前文档未保存，系统会提示你保存该文档。你可以将这个文档保存在一个其它人都可以访问到的地方，如一个同享文件夹。同享工作薄后的界面如图4所示。

图4 同享工作薄

在工作薄同享后，Excel上方的标题栏出现了“[同享]”提示。

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2、使用同享工作薄

在设置完同享后，就能够使用多个Excel打开这个Excel文件了。让我们使用一个Excel编辑一下这个“产品销售”表。然后保存。再切换到另外一个打开这个文件的Excel，按Ctrl+S保存，你会看到在这个Excel中表格内容被更新。如图5所示。

图5 被更新的界面

在更新后，会出现一个如图5所对话框，提示该文档已被更新。如果两个Excel同时修改同一个单元格，而且都进行保存，将会产生内容冲突。如一个用户将0001号产品的销售数据改成18，而另外一个用户将0001号产品的销售数量改成20。在他们保存后，将出现如图6的提示对话框。

图6 冲突处理对话框

然后由用户决定是按用户1还是用户2来修改表格中的内容。

Excel不但能处应当前的修改冲突，而且还可以查询冲突历史，并按冲突历史进行修改。点击“审阅”菜单中的“修改”按钮菜单中的“突出显示修订”项，将显示如图7所示的对话框。

图7

可以针对这个对话框对来选择查看修订历史。在选择完后，在每个单元格的左上角会显示一个“小黑角”，将鼠标放在这个单元格上，将显示这个单元格的修改历史。

再点击“接收/谢绝修订”菜单项，将显示如图8所示的界面。

图8

这个对话框显示了从某个单元格从最初的值到历次所修改的值(按时间从小到大排序)。你可以点中其中某一项以恢复到相应的历史值。也能够经过“全部接受”和“全部谢绝”按钮恢复到最后和最初的值。

Excel2007还可以为工作薄设置密码，以避免其它用户关闭修订。还有就是在工作薄进行同享时不能进行一些高级的操作，如图形，图表等。