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用Excel列表实现批量录入功能-英雄云拓展知识分享

匿名投稿 7193 2024-05-09

我们在使用Excel的进程中,通常需要输入大量的数据。这是保证我们顺利完成各项工作的基础。但是,在录入数据的进程中,特别是录入大量数据的时候,常常会出现一些不经意的录入毛病,而这,会严重作用我们所得到的结果正确性。那末,怎样才能行之有效的地控制这类录入毛病的产生呢?除仔细、仔细、再仔细之外,在Excel中完成必要的设置,以最大可能地减少毛病的产生也是极其重要的。

一、设置数据列表

有时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个,比如单位员工所属的部门。单位中部门个数是有限的,如果我们都经过键盘手工录入每位员工的工作部门,那自然是费时费力,还容易出错的。因此,这种情况下,我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门,就能够了。这不但可以提高录入速度,还会使得录入的质量得到保证。

首先选中要填写员工部门的所有单元格,点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组中的“数据行之有效的性”按钮,在弹出的菜单中点击“数据行之有效的性”命令,打开“数据行之有效的性”对话框。

点击对话框中“设置”选项卡,在“允许”下方的下拉列表当选择“序列”选项,然后在下面“来源”输入框中输入各部门名称(人事部,一车间,2车间,生产部,技术部,办公室),部门之间用英文的逗号隔开,如图1所示。点击“肯定”按钮关闭对话框。



图1 Excel设置序列

用Excel列表实现批量录入功能-英雄云拓展知识分享

我们也能够在工作表的空白单元格某列中分别输入各个部门名称,比如在H1:H6单元格区域。然后在“来源”下的输入框中输入“=$H:$H”,也能够得到一样的效果。

现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格,就会在右侧出现一个下拉箭头,点击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表,如图2所示,单击其中的项目就能够完成输入了。



图2 Excel中的下拉列表

2、在其它工作表中使用

如果我们希望能在其它的工作表单元格区域中使用这个部门下拉列表,那末我们可使用自定义内涵名称完成这个任务。

在空白单元格列中录入相应部门名称,比如H1:H6单元格区域。然后选中此单元格区域,点击功能区“公式”选项卡“定义内涵的名称”功能组中的“定义内涵名称”按钮,打开“新建名称”对话框。如图3所示,在“名称”右边的输入框中输入名称,比如“bumen”。在“范围”下拉列表当选择“工作簿”,而在“援用位置”右边的输入框中会自动使用我们选中的单元格区域。肯定后,就能够为我们所选的单元格区域指定“bumen”的名称了。



图3 Excel新建工作簿

现在要做的,就是在选定工作表的相应单元格区域后,再打开“数据行之有效的性”对话框,然后在“来源”输入框中输入“=bumen”,就能够在当前的工作表中使用这个部门列表了。

如果觉得这个自定义内涵名称的方法有些罗嗦的话,那下面的方法就简单多了。

选中已设置好数据行之有效的性的单元格,然后按下“Ctrl+C”键进行复制。再将鼠标定位于目标单

元格,点击功能区“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“粘贴”按钮下的小3角形,在弹出的菜单中点击“选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”对话框。选中“行之有效的性验证”单选项就能够了,如图4所示。



图4 Excel选择性粘贴



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在现代企业管理中,数据的高效管理和处理至关重要。随着信息技术的不断发展,英雄云云表单已经成为了提高数据录入、管理和分析效率的不可或缺的工具。让我们来深入探讨英雄云-云表单的几大优势。

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英雄云云表单中包括了各种基础字段,如单行文本多行文本数字输入框单选框复选框下拉框下拉复选框日期时间分割线等。这些字段的多样性使用户可以根据具体的业务需求,轻松进行文本、数据和时间信息的录入或修改。例如,您可以使用单行文本字段录入员工姓名、产品型号等,或者使用下拉框进行多选,根据不同情况选择更加方便的字段类型。

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英雄云云表单还提供了高级字段,如地址图片附件手写签名手机子表关联数据关联查询以及流水号。这些高级字段在基础字段的基础上升级,可帮助用户完成一些琐碎的工作。例如,使用地址字段可以避免逐字打字,而流水号字段可以自动生成规律性的编号,非常适用于合同编号生成等场景。

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