Excel经典实用技能35招-英雄云拓展知识分享

一、建立分类下拉列表填充项

我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据行之有效的性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按种别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业种别”的列(如C列)，履行“数据→行之有效的性”命令，打开“数据行之有效的性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右边的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，肯定退出。

再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据行之有效的性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，肯定退出。

4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右边下拉按钮，选择相应的“企业种别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，便可从相应种别的企业名称列表当选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业种别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来便可。

2、建立“经常使用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“经常使用文档”菜单，将经常使用的工作簿文档添加到其中，方便随即调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义内涵”选项，打开“自定义内涵”对话框。在“命令”标签中，选中“种别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“经常使用文档”)。

2.再在“种别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右侧“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(经常使用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“经常使用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。经过按“查找范围”右边的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“经常使用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“经常使用文档”菜单，单击其中的相应选项便可。

提示：虽然我们将“超链接”选项拖到了“经常使用文档”菜单中，但其实不作用“插入”菜单中“超链接”菜单项和“经常使用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

3、让不同类型数据用不同色彩显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，履行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第2个方框右边的下拉按钮，选中 “大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“色彩”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“肯定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是否是按你的要求以不同色彩显示出来了。

4、制作“专业符号”工具栏

在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.履行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“肯定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对援用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。

仿照上面的操作，逐一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义内涵”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，肯定后，即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“种别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义内涵按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义内涵按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，肯定退出。

重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义内涵”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快捷输入专业符号了。

5、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表，常常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.履行“视野→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“肯定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。

4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事前设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

6、让数据按需排序

如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔划顺序，怎样办?可采取自定义内涵序列来排序。

1.履行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义内涵序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,2车间,3车间”等)，单击“添加”和“肯定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，履行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义内涵的序列，按两次“肯定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。

7、把数据完全隐藏起来

工作表部份单元格中的内容不想让阅读者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，履行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义内涵”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入“;;;”(3个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“肯定”按钮退出。

3.履行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“肯定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以避免他人删除你隐藏起来的数据。

8、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调剂呢?

选中需要输入中文的单元格区域，履行“数据→行之有效的性”命令，打开“数据行之有效的性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右边的下拉按钮，选中“打开”选项后，“肯定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

9、让“自动更正”输入一致的文本

你是否是常常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

1.履行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也能够是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“肯定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不斟酌“pcw”的大小写，然后确认一下就成了。

10、在Excel中自定义内涵函数

Excel函数虽然丰富，但其实不能满足我们的所有需要。我们可以自定义内涵一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义内涵一个计算梯形面积的函数：

1.履行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

2.在窗口中，履行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

3.在右侧的“代码窗口”中输入以下代码：

Function V(a,b,h)

V = h*(a+b)/2

End Function

4.关闭窗口，自定义内涵函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义内涵函数。

提示：用上面方法自定义内涵的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

10一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在全部工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

1.履行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于全部工作表下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

3.按“格式”工具栏上的“填充色彩”右边的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。

经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。

提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

102、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就可以将它弄定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，履行“复制”操作，然后选中F列，履行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“肯定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现毛病。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

103、快捷打印学生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有很多人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对初学者来讲有一定难度。出于此种斟酌，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行动标题，第2行动学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″ ，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1!A$2，INDEX(sheet1!$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调剂好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右边的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“经常使用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

按“打印”按钮，便可将成绩条打印出来。

104、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用甚么函数比较适合。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出适合的函数。

履行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相干的帮助文件，便可快捷肯定所需要的函数。

105、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

履行“视野→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后，不管在哪一个工作表中，只要打开“监视窗口”，便可查看所有被监视点单元格内的数据和相干信息。

106、为单元格快捷画边框

在Excel 2002之前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了崭新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或履行“视野→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左边的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，便可为相应的单元格区域快捷画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在毛病的边框上拖拉一下，就能够清除掉毛病的边框。②如果需要画出不同色彩的边框，可以先按工具栏右边的“线条色彩”按钮，在随后弹出的调色板当选中需要的色彩后，再画边框便可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

107、控制特订单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入4位数的单元格中却填入了一个两位数，或在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就可以自动判断、即时分析并弹出正告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来讲，也其实不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的一致和计算的方便，我们希望“年份”都用一个4位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“行之有效的性”选项。在“设置”卡片“行之有效的性条件”的“允许”下拉菜单当选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单当选择“等于”，且“长度”为 “4”。同时，我们再来到“出错正告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错正告”设为“停止”，并在“标题”和“毛病信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入4位数年份。”字样。

很明显，当如果有人在该单元格中输入的不是一个4位数时，Excel就会弹出示的正告对话框，告知你出错缘由，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。奇异吧?其实，在Excel的“数据行之有效的性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近” 啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展现出与众不同的光彩呢。

108、成组填充多张表格的固订单元格

我们知道每次打开Excel，软件总是默许打开多张工作表。由此便可看出Excel除具有强盛的单张表格的处理能力，更合适在多张相互关联的表格中调和工作。要调和关联，固然首先就需要同步输入。因此，这种情况下，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入一样的内容。

那末如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名 “Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就能够进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随意写点甚么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一名置都显示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据一致改变格式该怎样办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单当选择“至同组工作表”。这时候，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“肯定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

109、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

在Excel 2002中，最少提供了3种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每一个单词的首字母为大写等。举例来看，我们在一张表格的 A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。一样，如果我们在A3 单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那末我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

210、提取字符串中的特定字符

除直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快捷从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右边的字符开始提取 2个字符”输入到此位置。固然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就能够了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

210一、把基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。由于它没有一个10分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以 “1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却依然是以“th”结尾的。因此，这种情况下，实现起来仿佛很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，便可轻松转换了。不信，请看：“=A2& IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))= {1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式虽然一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀;②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用 “nd”、以“3”结尾使用“rd”;③如果第1、2原则都无效，那末就用“th”。因此，这种情况下，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

2102、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改成“=(A2&REPT(″#″,16- LEN(A2)))”便可;如果我们要将A3单元格中的数字从左边用“#”号填充至16位，就要改成“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))& amp;A3”;另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改成“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4& amp;REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改成：“= (TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。

2103、创建文本直方图

除重复输入以外，“REPT”函数另外一项衍生利用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，依照指订单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后针对表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤以下：

在E3单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”，然后选中它并拖动“填充柄”，使E列中所有行都能逐一对应D列中的结果;接着在G3单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″ ,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

2104、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那末我们就能够用以下的表达式来帮忙：

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

2105、关于欧元的转换

这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默许方式，那末极可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，某些情况下，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“肯定”后Excel 2002就会自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以经过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种便可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。固然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

2107、Excel工作表大纲的建立

和Word的大纲视野一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那末我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的种别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?固然，如果你还想查看明细的话，单击表格左边的“+”按钮便可。

2108、插入“图示”

虽然有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对纷纷复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺少想象力。因此在最近版本 Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对说明数据之间的结构却起到了“4两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而要表达资金的流经过程则可以选择“循环图”;固然，要说明各种数据的交叉堆叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。为所欲为地设置“图示样式库”乃至还可以多添加几个圆环。

2109、熟习Excel的“从文本到语音”

这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不但能写、能算，还要能看、能说。虽然至今为止已有许多软件都致力于文本的机器朗诵，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬抑扬都是其它同类软件不可比拟的。

依照Office的默许安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就能够在Excel的“工具” 菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随意选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗诵单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗诵了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗诵会自动停顿一会儿，然后再接着朗诵，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。

还有一点需要说明的是，如果你想调剂Excel 2002中语音朗诵的速度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调剂便可

310、Excel中“摄影”功能的妙用

这个功能比较另类，仿佛和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，由于它的作用居然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你经过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。

要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义内涵”选项。在“命令”卡片的“种别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部份“照相”，只须先选择它们(图23)，然后按下“摄影”按钮，这时候该选定区域就被“拍” 了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(固然，也能够是另外一张表格)，再次按下“摄影”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。固然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很明显，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随便将它进行旋转、缩放处理。

不过，某些情况下，请各位一定要注意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”，结果“照片”中的数据居然也被同步更新了!

310一、在多张表格间实现公用数据的链接和援用

或许我们会奇怪，为何每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格常常解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当10的制胜宝贝。

比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“2班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“2班”各科成绩的比较和“年级平均分”的计算。此时我们就能够将光标定位到目标位置，选择好相干函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右边的“”按钮点击一下其他表格中想援用的单元格就好了。你看，如图24所示，这时候函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。尔后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。

3102、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口

Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且，这个剪贴板可以在任何Office利用程序之间来回拷贝，所以对常常需要拷贝和粘贴的用户来讲，确切更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争取有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。

笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随即弹出来，只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保存“搜集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩便可。

固然，在取消剪贴板自动显示功能以后，你还可以随即恢复这个功能。比如我们可以自定义内涵一组快捷键，以便随即快速调出剪贴板。从菜单当选取“工具”之 “自定义内涵”选项，点击弹出对话框下部的 “键盘”按钮，在弹出对话框的 “种别”列表当选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表当选取“EditOfficeClipboard”; 将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下Alt+Shift+C(或你喜欢的其他组合)，“关闭”对话框。现在，我们只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你眼前了。

提示：此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002。

3103、利用公式审核工具查看数据出处

Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。

让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们依然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择 C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是经过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，这种情况下，数据来源有 3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪援用单元格”按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图 25)。固然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也能够点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。

3104、巧用Excel 2002的“智能鼠标”

我们知道，滚轮鼠标现在几近成了电脑的“标配”，但当我们转动鼠标滚轮上下翻页时，你是不是想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?

点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡当选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“肯定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：

在“智能鼠标”的默许状态下，上下转动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再转动鼠标滚轮时，工作表才会像平常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的“分级显示”，那末当我们按住Shift和转动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。固然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中渐渐摸索。

3105、Excel 2002“监视”窗口的利用

如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时， Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。经过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何作用当前数据的。

在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单当选择“添加监视点”。这时候，“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。

以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。

提示：当包括有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被援用的工作簿都打开时，才能在“监视窗 口”的列表中显示出来。