EXCEL的单元格数据行之有效的性序列设置-英雄云拓展知识分享

本文讲述重点：EXCEL单元格数据行之有效的性序列的来源

到达的效果：当点击已设置数据行之有效的性序列的单元格，会出一个下拉列表，供使用者选择。

调出数据行之有效的性设置的步骤。

1、 首先选中你要设置数据行之有效的性的目标是一列 OR 一行 OR 某个单元格 OR 某一个单元格区域。

2、 菜单栏--- 数据--- 行之有效的性，打开“设置”界面，在 “允许” 当选择 “序列”，那末接下来，本文的重点，就是在 “来源”框 中如何设置了。

一、常量型的来源设置

简单点讲，就是设好以后，列表不会随便变更，适用于不会常常变来变去的列表。比如：销售部，客服部，财务部，人事部等，公司不会随便变更这几个部门。

这类设置的好处，列表信息不占工作表资源，信息存储在利用程序里面。

设置方法：将列表名单输入“来源”下的框中。

特别注意：不同的名单中间以“,”号隔开，这个符号是在英文输入法状态下输入的，不要弄混了。(我的做法是，先用5笔把文字打出来，然后再切换到英文状态，输入“,”号)

设置完成后，点击“肯定”，然后返回EXCEL表中，查看效果

2、变量型来源的设置，也称为援用型的来源设置。

这类设置就是所你可以自己指定一个单元格区域，来做为列表的来源，它可以是本工作表的，也能够是本工作簿其它工作表的。固然，这个区域内，你想以甚么文字做为列表都可以，允许内容随即更改的。固然了，更改后数据行之有效的性的序列也随之更新了。

1、普通援用型的“来源”设置

(1，在本表中直接指定。

比如设定A1：A4为来源，方法以下：直接在“来源”框中点一下鼠标激活，然后鼠标再点住A1单元格不放，直接向下拖动到A4单元格。默许状态下是绝对援用，如果是手工在“来源”框中输入，请记得按F4 键，或Shift+ 4 键，以便输入 “$” 符号

本方法适用于在当前Sheet表里做。如果你的源数据列表来源于本工作簿其它Sheet表，那末在指定“来源”时将不能指定，需要名称公式。

(2，在本工作簿其它表中指定。

比如，数据列表在Sheet 1工作表的 A1:A4单元格，现在希望为Sheet 2 工作表的B5单元格设置数据行之有效的性序列，序列的来源于Sheet 1工作表的 A1:A4 区域。

方法以下：

第1个步骤。

将工作窗口切换至Sheet 2 工作表，打开 菜单栏—“插入”—“名称”，选择“定义内涵”，打开定义内涵名称设置窗口。

在援用位置中，将当前的填写内容删掉，然后点 Sheet 1工作表标签，用鼠标选中A1：A4区域。默许状态下，你的最后结果应当是 =Sheet1!$A$1:$A$4 注意检查一下噢，呵呵…… 然后在“在当前工作簿中的名称”下面的框框中，输入你为这个公式定义内涵的名称，比如取个名字叫“部门列表”，然后顺次点右边的按钮“添加”、“肯定”。

以下图所示

第2个步骤。

为Sheet 2 工作表的 B5 单元格设置 数据行之有效的性序列。 菜单打开的前后顺序还记得吗? 菜单栏---“数据”-----“行之有效的性”，在 设置 界面，将 “允许”设置为“序列”。

那末接下来“来源”怎样写呢? 请输入引号里面的“=部门列表”

第3步，查验一下效果，呵呵，成了，那末，如果你Sheet 1工作表中的“人事部”改成“行政部”呢? 结果怎样样? 呵呵，是否是很好玩。

那如果你在A1和A4单元格再插入一行，输入“总经办”，现在再返回Sheet 2工作表，查看B 5单元格，告知我你发现了甚么? 是否是类似于下图。呵呵…..

上述方法，适用于一时半会儿不能肯定列表内容的情况。如果有增加，允许在第1个单元格和最后1个单格之间插入新的单元格数据。

注意：我们的示例中最后一个单元格是A4，如果现在要在A5单元格填入新数据，那末数据行之有效的性序列将不能显示这一条。由于我们的名称公式，只定义内涵了A1：A4。

如果你不能肯定不久的将来的最后一个单元格是多少，那末，你将需要下面这类较复杂的方法。

在上一篇中，使用常量的数据行之有效的性序列设置，类似于打固定靶;使用普通援用型的设置方法，类似于打单方向的移动靶。接下来，我们讲授打双方向的移动靶，你不能肯定数据源的首尾单元格的位置时，应当怎样设置。

内容以下：

2，查找偏移援用型的“来源”设置

条件设定：列表数据来自Sheet 1 工作表A列，列表个数不肯定;列表首尾前后是不是要添加数据不肯定。 现在又在Sheet 2 工作表的B 5单元格 设置数据行之有效的性序列。序列来源于Sheet列

方法：由于数据使用的是另外一个Sheet表，因此，这种情况下，还像之前那样，我们首选在Sheet 2工作窗口，设置名称公式。设置名称公式的步骤你还会吗? 不会的话，一起来做吧。

<1、定义内涵名称

点开 Sheet 2 工作表窗口，菜单栏---“插入”---“名称”—“定义内涵”

将援用位置框填入

=INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1):OFFSET(INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1),COUNTA(Sheet1!$A:$A)⑴,0,,)

定义内涵名称为"我的列表"， 然后顺次点 “添加”，“肯定”。

<2、设置行之有效的性

仍然在Sheet 2 工作表窗口，点一下 B 5单元格,然后再从 菜单栏—“数据”—“行之有效的性” 设置 允许 值为序列，在来源框中输入 =我的列表 肯定。 OK了，呵呵。

那末现在试一下成果，你在Sheet 1的A列第1行新加入一行，然后填上数据后，在Sheet 2 的B5单元格，看一下效果，或在Sheet 列紧接着最后一行，再填写一个数据看看。呵呵，是否是变通性很大了。

<3、公式解析

=INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1)

这一段代表定位源数据的开头始终为第1个单元格，

INDEX函数，指定返回到Sheet 1 工作表的A列第1行与第1列的交叉单元格。

OFFSET(INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1),COUNTA(Sheet1!$A:$A)⑴,0,,)

这一段代表定位源数据的结尾单元格，

OFFSET函数是一个偏移函数，在本公式中代表，以(INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1)为参照点，向下偏移COUNTA(Sheet1!$A:$A)⑴行，向右偏移0列。

COUNTA函数统计在Sheet1!$A中数据的行数。减1是由于这一次统计是统计一共有多少行，而OFFSET函数偏移时是不计算参照物那一行的，因此需要减去1行。

<4、相干说明

上述公式统计的区域是A列，由于这一列不能用做其它用处，如果不需要统计1列，那末可以将COUNTA函数中指定为类似于

COUNTA(INDEX(Sheet1!$A:$A,1,1): Sheet1!$A30)

不能对源数据表的有数据行进行删除操作，否则会引发毛病，如果需要更改，可使用复制粘贴的情势，使上1行与下1行保持不空行。

<5、关于EXCEL 单元格数据行之有效的性序列设置其它应用

限于篇幅和难度，本次仅简单介绍

应用一：2级援用应用。

举例，书写工具 可以分为钢笔、铅笔、水性笔，而钢笔又有 英雄钢笔、派克钢笔、万宝龙钢笔等。 只要将源数据的分类列好。可使用行之有效的性序列，针对大类的名称，自己显示出小类的列表。

设计思路：1、使用INDEX找到大种别名称的位置;

2、使用OFFSET以大种别名称为参照点，进行双向移动靶的首尾肯定

应用2：针对常常变更的数字设置行之有效的性序列。

比如A5单元格是当前销售价格，在A17设定数据行之有效的性序列为 =A5, 那末接来的输入就是这个价格了，但如果下个月销售价格有变动， A5的值变更了，那末下个月A17的值就是新的值。但是上个月输入的值不会受甚么作用。