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Excel 2010数据行之有效的性操作-英雄云拓展知识分享

匿名投稿 17644 2024-05-15

Excel强盛的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入进程中难免会出错,一不谨慎就会录入一些毛病的数据,比如重复的身份证号码,超越范围的无效数据等。其实,只要公道设置数据行之有效的性规则,就能够避免毛病。下面我们经过两个实例,体验Excel 2010数据行之有效的性的妙用

实例一:谢绝录入重复数据

Excel 2010数据行之有效的性操作-英雄云拓展知识分享

身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的,不允许重复,如果在Excel录入重复的ID,就会给信息管理带来不便,我们可以经过设置Excel 2010的数据行之有效的性,谢绝录入重复数据。

运行Excel 2010,切换到“数据”功能区,选中需要录入数据的列(如:A列),单击数据行之有效的性按钮,弹出“数据行之有效的性”窗口。



图1数据行之有效的性窗口

切换到“设置”选项卡,打下“允许”下拉框,选择“自定义内涵”,在“公式”栏中输入“=countif(a:a,a1)=1”(不含双引号,在英文半角状态下输入)。



图2设置数据行之有效的性条件

切换到“出错正告”选项卡,选择出错出错正告信息的样式,填写标题和毛病信息,最后单击“肯定”按钮,完成数据行之有效的性设置。



图3设置出错正告信息

这样,在A列中输入身份证等信息,当输入的信息重复时,Excel立刻弹出毛病正告,提示我们输入有误。



图4弹出毛病正告

这时候,只要单击“否”,关闭提示消息框,重新输入正确的数据,就能够避免录入重复的数据。

实例2:快捷揪出无效数据

用Excel处理数据,有些数据是有范围限制的,比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据,录入此范围以外的数据就是无效数据,如果采取人工审核的方法,要从浩大的数据中找到无效数据是件麻烦事,我们可以用Excel 2010的数据行之有效的性,快捷揪出表格中的无效数据。

用Excel 2010打开一份需要进行审核的Excel表格,选中需要审核的区域,切换到“数据”功能区,单击数据行之有效的性按钮,弹出数据行之有效的性窗口,切换到“设置”选项卡,打开“允许”下拉框,选择“小数”,打开“数据”下拉框,选择“介于”,最小值设为0,最大值设为100,单击“肯定”按钮(如图5)。



图5设置数据行之有效的性规则

设置好数据行之有效的性规则后,单击“数据”功能区,数据行之有效的性按钮右边的“?”,从下拉菜单当选择“圈释无效数据”,表格中所有没有效数据被一个红色的椭圆形圈释出来,毛病数据一目了然。



图6圈释无效数据

以上我们经过两个实例讲授了Excel 2010数据行之有效的性的妙用。其实,这只是冰山一角,数据行之有效的性的还有很多其它方面的利用,有待大家在实际使用进程中去发掘。



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